Activitatea nr.4: 13.02.2012– 17 .02.2012

BAZE DE DATE RELATIONALE 

MICROSOFT ACCESS

 Suport de curs: MicrosoftAccess2007.pdf

Definiţia bazei  de  date

            Ideea de a reflecta într-o aplicaţie pe calculator activitatea unui organism economico-social ca întreg, ca sistem care se modifică în timp (sistem dinamic), conduce la a-i asocia structurii sale fizice şi procesuale un model. Acesta va servi analizei activităţilor pe care le desfăşoară organismul în cauză, urmăririi fluxului datelor de la intrarea în sistem până la furnizarea rezultatelor pe care acesta le produce în exterior.
Se cere, în consecinţă, găsirea unei forme unitare de organizare a datelor în fişiere.
Se conturează conceptul de fişiere de bază. 

Pentru stabilirea acestora se vor determina:
- informaţiile principale din sistem, adică datele care se referă la esenţa funcţiunilor şi activităţilor din cadrul acelui sistem, utilizate în procesul decizional, de execuţie şi de control.
- caracteristicile acestor informaţii, care intervin în prelucrările principale din sistem.
Fişierele de bază vor constitui sursa comună de date pentru toate subsistemele şi unităţile de realizare proiectate: ele înmagazinează datele cu caracter permanent.

O bază de date relaţională reprezintă un ansamblu de fişiere de date care reflectă activitatea unui sistem real, organizate în principal ca:
- tabele de date (table);
- formulare pentru introducerea datelor (form);
- rapoarte (report).

• Prin bază de date se înţelege orice colecţie de date sau informaţii, care este organizată special, în vederea consultării rapide a datelor de către utilizatorul unei aplicaţii, care rulează pe un calculator. 
• Bazele de date sunt structurate astfel încât să faciliteze memorarea, regăsirea, modificarea şi ştergerea datelor, prin diferite operaţii specifice. 
• Bazele de date se pot memora pe disc sau pe bandă magnetică, pe disc optic sau pe orice alt fel de tip de memorare secundară.

Datele din baza de date se referă la informaţiile vehiculate în cadrul activităţii unui sistem din realitate. 

De exemplu:
1. Informaţiile privind activitatea unei firme de comerţ: vânzările realizate pe o perioadă, angajaţii acesteia, operaţiunile financiare ale firmei, clienţii şi furnizorii firmei etc.
2. Informaţiile dintr-o bibliotecă: stocul de carte din biblioteca şcolii, cărţile împrumutate, cititorii bibliotecii, starea fizică şi valorică a cărţilor etc.
3. Informaţiile privind: evidenţa elevilor din şcoală, situaţia lor la învăţătură, profesorii angajaţi, orarul şcolii, personalul administrativ al şcolii, dotarea şcolii etc.
4. Simplificând realitatea, să considerăm că o universitate are nevoie, pentru gestiunea activităţilor sale, de informaţii despre profesori, studenţi, profilurile de învăţământ, condiţiile de înscriere la un anumit profil. De asemenea, are nevoie să cunoască şi asociaţiile care există între diferitele informaţii de mai sus:
- „înscrierea", prin care se asociază un student unui anume profil de studiu dorit;

 

 Deschiderea aplicaţei MS Access

Start->Programs->Microsoft Office-> Microsoft Office Acces sau, dacă există pictograma pe desktop, se execută dublu pe aceasta.

Deschiderea unei baze de date existente

Meniul File->Open->Se selectează baza de date care se doreşte a fi deschisă ->Open

Modificarea bazei de date

După ce a fost creată o bază de date, aceasta se poate modifica prin crearea de noi obiecte: tabele, interogări, rapoarte etc. De asemenea, operații de modificare a bazei de date pot fi efectuate cu ajutorul opțiunilor din meniul Edit: Copy, Cut, Delete, Rename care se aplica obiectelor conținute de baza de date.

Salvarea şi închiderea unei baze de date existente

Atunci cand se creează o bază de date nouă se deschide o fereastră, precum cea de mai jos, în care se cere introducerea denumirii bazei de date (secțiunea File name) și alegerea locației în care va fi salvată baza de date (secțiunea Save in). Crearea și, implicit, salvarea bazei de date se va face după apăsarea butonului Create.

Închiderea bazei de date

Meniul File->Close   sau clic pe butonul de închidere al ferestrei.

Moduri de vizualizare

Din meniul View putem selecta preferinta pentru modul de vizualizare si anume:

Database Objects- Afisarea in fereastra bazei de date a obiectelor de un anumit tip, pe care l-am selectat. De exemplu, în imaginea de mai jos sunt afisate tabelele pe care le contine baza de date db1 (Table1 si Verif), precum si modurile de lucru cu acestea.

Large icons- Afisarea obiectelor sub forma unor pictograme marite.

Small icons- Afisarea obiectelor sub forma unor pictograme micsorate.

List - Afisarea obiectelor sub forma unei liste.

Details- Afisarea obiectelor sub forma detaliata (descriere, data modificarii, data crearii, tipul).

Proiectarea unei baze de date

Prin proiectarea unei baze de date înţelegem procesul de creare a unui proiect pentru baza de date care să asigure desfăşurarea corectă a activităţilor şi rezolvarea cerinţelor utilizatorului.

Baza de date pe care o realizăm cu Microsoft Access este un fişier ce are extensia .mdb şi conţine următoarele obiecte: 

• tabele (Tables), 
• interogări (Query), 
• formulare (Forms), 
• rapoarte (Reports) şi 
• macroinstrucţiuni (Macros).

Pentru a creea o bază de date cu Microsoft Access:

File->New->se alege din caseta din dreapta ecranului opţiunea Blank database -> se alege locaţia unde se va memora baza de date (în secţiunea Save in)->se tastează numele bazei de date în secţiunea File name a casetei care se deschide->clic pe butonul Create (sau se apasă tasta Enter).

Observaţi că fişierul este salvat implicit de tipul Microsoft Office Access Database.

Reflectaţi la următorul caz:

Medicul de familie, pe care îl aveţi de ani de zile, îşi administrează pacienţii într-o mare cartotecă. Pentru fiecare pacient el a introdus toate datele într-o fişă de cartotecă, pe care se află toate informaţiile despre pacient. Toate fişele sunt încuiate într-un dulap. Fiecărui pacient i-a fost alocat un număr de înregistrare, care se află în faţa numelui de familie al pacientului

Atribuiţi cuvintelor îngroşate din text următoarele concepte aferente unei baze de date:

Bază de date – Înregistrare – Câmp de date – Cheia primară

Cu ce dificultăţi s-ar confrunta medicul dumneavoastră, dacă ar avea nevoie, de exemplu, de o listă cu toţi pacienţii de sex masculin care suferă de ruptură de ligamente încrucişate?

Care ar putea fi în fapt cheia primară pentru autorităţile fiscale?

Ce informaţii ar putea conţine baza de date pentru autorităţile fiscale?