25.11-29.11

Unitatea de invatare:  

Aplicaţia software specializată pentru calculul tabelar Excel

Competenţe specifice:

1.1.Aplicarea operaţiilor elementare şi a conceptelor de bază ale aplicaţiei Excel

1.2.Utilizarea opţiunilor de formatare şi gestionare a datelor din foile de calcul

1.3.Utilizarea formulelor şi a funcţiilor

1.4.Utilizarea corectă a opţiunilor de tipărire a unei foi de calcul

1.5.Utilizarea unor tehnici şi procedee de realizare de grafice şi diagrame

1.6.Realizarea de import  obiecte

1.7.Realizarea unor aplicaţii practice

Subiecte propuse:

1. Deschiderea aplicaţiei
2. Deschiderea, salvarea unei foi/registru de calcul
3. Folosirea funcţiei „ajutor” 
4. Închiderea aplicaţiei
5. Moduri de vizualizare
6. Formatarea documentului: stabilirea dimensiunilor şi marginilor paginii, orientarea acesteia, adăugare  antet şi subsol, introducere numere pagină, etc.
7. Elemente de baza ale programului Excel:

• Elemente ale interfetei.
• Operatii cu principalele obiecte: registre, foi de calcul, celule.
• Introducere si editare date.
• Operatii elementare cu celule.

Deschiderea aplicaţiei:
Start → Toate Programele → Microsoft Excel (Start → All Programs → Microsoft Excel.)

Deschiderea, salvarea unei foi/registru de calcul

Într-o sesiune de lucru în Excel se poate crea un nou registru prin Fişier → Nou (File → New) se alege şablonul dorit din panoul de activităţi. Şablonul Registru de lucru necompletat (Blank Workbook) conţine numai foi de calcul goale, dar alte şabloane conţin foi completate parţial şi cu indicaţii de completare.

 Salvarea fişierelor Excel se realizează din Fişier → Salvare (File → Save). În cadrul acestei operaţii se stabilesc următoarele opţiuni: numele fişierului, locaţia (folderul de stocare) şi tipul fişierului. 

Documentele create cu Excel sunt implicit de tipul Registru de lucru Microsoft Excel (Microsoft Excel Worksheet) cu extensia .xls. 

În fereastra de salvare prin butonul Instrumente → Opţiuni generale (Tools → General Options), se poate proteja fişierul prin parolă pentru deschidere (Password to open) sau parolă pentru modificare (Password to modify) şi se poate solicita realizarea unei copii de rezervă la fiecare salvare bifând opţiunea Se creează întotdeauna copie de rezervă (Always create backup).

Salvarea pentru recuperarea automată, pentru refacere în cazul unei întreruperi accidentale a sesiunii de lucru, se poate realiza din meniul Instrumente → Opţiuni → Salvare → bifând Salvare informaţii pentru recuperarea automată (Tools → Options → Save → se bifează Save AutoRecover info every) şi se precizează intervalul de timp la care se va face salvarea automat.

Schimbarea opţiunilor de salvare ale fişierului curent se realizează din Fişier → Salvare Ca (File → Save As).

Folosirea funcţiei „ajutor” 

Help reprezintă un ghid interactiv de ajutor. Lansarea în execuţie a ghidului se realizează din meniul Ajutor → Ajutor pentru Microsoft Excel (Help → Microsoft Excel Help). În urma executării acestei comenzi, apare imaginea asistentului (o figurină animată) şi o casetă text (textbox) pentru introducerea întrebării, apoi se apasă butonul de comandă Search. pentru pornirea căutării.

Închiderea aplicaţiei

Închiderea registrului curent se realizează din meniul Fişier → Închidere (File → Close). Părăsirea aplicaţiei presupune închiderea automată a tuturor registrelor deschise şi se solicită prin Fişier → Ieşire (File → Exit).

Moduri de vizualizare

Schimbarea dimensiunii de vizualizare a documentului se realizează în două moduri: 

• din meniul Vizualizare → Panoramare (View → Zoom).  Pot fi alese diferite procente de vizualizare prestabilite, sau, alegând opţiunea Particularizare (Custom), poate fi introdus procentul de vizualizare dorit. Pentru afişarea unei zone selectate pe toată suprafaţa ferestrei se poate alege opţiunea Potrivire selecţie (Fit selection).

• din bara de instrumente Standard alegând butonul Panoramare (Zoom).

Vizualizarea documentului înainte de tipărire: 
Documentul ce urmează a fi tipărit poate fi previzualizat în două moduri: 

• alegând din meniul Fişier → Examinare înaintea imprimării (File → Print Preview), 
• din bara de instrumente Standard butonul Examinare înaintea imprimării (Print preview).

În urma executării acestei comenzi va apărea fereastra corespunzătoare
Rolurile butoanelor sunt:

• Următorul (Next) şi Anteriorul (Previous) - permit navigarea printre paginile documentului.
• Panoramare (Zoom) - modifică procentul dimensiunii de previzualizare. 
• Imprimare (Print) - porneşte procesul de tipărire al documentului. 
• Iniţializare (Setup) - afişează fereastra Iniţializare Pagină (Page setup), pentru formatarea documentului. 
• Margini (Margins) - afişează marginile documentului şi permite modificarea acestora. 
• Examinare Sfârşit de Pagină (Page Break Preview) - permite vizualizarea întreruperilor de pagină. 
• Închidere (Close) - închide modul de vizualizare Examinare înaintea tipăririi şi revine în document. 
• Modul de vizualizare Examinare înainte de tipărire (Print Preview) nu permite editarea informaţiilor din document.

Formatarea documentului: stabilirea dimensiunilor şi marginilor paginii, orientarea acesteia, adăugare  antet şi subsol, introducere numere pagină, etc.

Formatarea documentului se realizează din meniul Fişier → Iniţializare pagină (File → Page Setup).

 Caseta de dialog prezintă patru taburi (file): 

• Tabul Pagină (Page), al ferestrei Iniţializare pagină (Page Setup) permite stabilirea următoarelor caracteristici: Orientarea (Orientation) paginii, care poate fi verticală Tip Portret (Portrait), sau orizontală Tip Vedere (Landscape). Scalarea (Scaling), reprezintă redimensionarea documentului pentru a se putea încadra într-un număr de pagini stabilit. Opţiunea Ajustare la (Adjust To) permite scalarea manuală prin alegerea unui procent pentru redimensionare. Opţiunea Potrivire la (Fit To) redimensionează automat documentul pentru încadrarea într-un anumit număr de pagini. Dimensiune hârtie (Paper Size) permite stabilirea formatului hârtiei. Numărul primei pagini (First Page Number) stabileşte numărul cu care începe numerotarea primei pagini.
• Tabul Margini (Margins), al ferestrei Iniţializare pagină (Page Setup) este prezentat în fereastra următoare şi permite stabilirea caracteristicilor:

- Marginile documentului: Sus (Top), Jos (Bottom), Stânga (Left), Dreapta (Right). 

- Distanţa Antetului (Header) şi Subsolului (Footer) faţă de pagină. 

- Alinierea tabelului în pagină: Centrare pe pagină (Center on page) pe orizontală (Horizontally), pe verticală (Verticaly). 

• Tabul Antet/Subsol (Header/Footer), al ferestrei Iniţializare pagină (Page Setup) este prezentat în fereastra următoare şi permite crearea antetului (Header) şi a subsolului (Footer).

Pentru crearea antetului se face clic pe butonul Antet particularizat (Custom Header), iar pentru subsol se apasă butonul Subsol particularizat (Custom Footer).

 

Fereastra Subsol (Footer) este asemănătoare ferestrei Antet (Header).

Fereastra prezintă trei secţiuni în funcţie de alinierea dorită (Secţiunea stânga, Secţiunea centru, Secţiunea dreapta) (Left section, Center section, Right section) şi o bară de butoane. Textul corespunzător antetului sau subsolului se introduce în secţiunea corespunzătoare.

•  Tabul Foaie (Sheet), al ferestrei Iniţializare pagină (Page Setup) este prezentat în fereastra următoare şi permite stabilirea opţiunilor:

 

Zona de imprimat (Print Area) – zona ce va fi tipărită. 

Rânduri de repetat la început (Rows to repeat at top) – rânduri ce se repetă în partea de sus a fiecărei pagini tipărite; este indicat să se utilizeze pentru tabele cu număr mare de rânduri. 

Coloane de repetat la stânga (Columns to repeat at left) – coloane ce se repetă în partea stângă a fiecărei pagini tipărite; este indicat să se utilizeze pentru tabele cu număr mare de coloane. 

Linii de grilă (Gridlines) – tipăreşte şi liniile de grilă ale tabelului. 

Titluri rânduri şi coloane (Row and column heading) – imprimă numerele de rând şi literele de coloană.

Elemente de baza ale programului Excel:

• Elemente ale interfetei.

După lansarea în execuţie a programului, pe ecran apare fereastra Excel

Lucrarea creată în Excel se numeşte Registru (Book, Workbook). Fiecare registru conţine un anumit număr de foi de calcul (Sheet, Worksheet) şi foi cu diagrame (Chart). Interfaţa Excel conţine elemente cunoscute din alte aplicaţii Office (bara de titlu, bara de meniu, bare de instrumente, bara de stare, panoul de activitate, şi barele de defilare), precum şi elemente specifice (zona de lucru, caseta nume, bara de formule). Zona de lucru este constituită din foaia de calcul curentă. Aceasta este împărţită în coloane şi linii (rânduri). Coloanele sunt numerotate alfabetic de la A la IV, iar rândurile, numeric, de la 1 la 65536. Intersecţia dintre un rând şi o coloană se numeşte celulă (cell). Fiecare celulă are o adresă formată din literele coloanei urmată de numărul rândului, la intersecţia cărora se află. Casetă Nume (Name Box), situată pe bara de formule, sub barele de instrumente în partea stângă, afişează adresa celulei curente şi permite deplasarea rapidă la o anumită celulă a cărei adresă se tastează în casetă.

• Operatii cu principalele obiecte: registre, foi de calcul, celule.

Bara de formule (Formula Bar) permite afişarea şi editarea conţinutului celulei curente. Afişarea sau ascunderea barei de formule şi a casetei nume se realizează prin bifarea sau debifarea opţiunii Bară de formule (Formula Bar) din meniul Vizualizare (View). În stânga barei de defilare orizontală se situează lista cu indicatoarele foilor de calcul şi butoanele pentru deplasarea între acestea: 

• - vizualizarea începutului listei; 
• - deplasarea listei spre început cu o foaie; 
• - deplasarea listei spre sfârşit cu o foaie; 
• - vizualizarea sfârşitului listei. La un moment dat doar una din foile de calcul ale registrului este curentă şi aceasta se selectează cu clic pe numele ei din lista cu indicatoarele de foi. 

Fiecare foaie electronică de calcul are un nume implicit Foaie1 (Sheet1). O celulă dintr-o foaie de calcul va fi referită în formulele de calcul prin nume foaie!referinţă celulă, (exemplu: Sheet1!A1) dacă referirea se realizează în altă foaie de calcul decât cea curentă. Dacă referirea se realizează în foaia de calcul curentă celula va fi referită doar prin referinţa sa (exemplu: A1).

• Introducere si editare date.

Pentru introducerea informaţiilor se selectează celula cu clic pe ea şi se tastează conţinutul. Acesta apare atât în celulă cât şi în bara de formule.

Modificarea conţinutului unei celule se realizează prin două metode: 

• Selectând celula cu clic pe ea, clic în bara de formule, apoi se operează modificarea, sau 
• Dublu clic în celulă, apoi se operează modificarea.

Informaţiile în Excel sunt clasificate în două tipuri: 

• Informaţii numerice care cuprind numere întregi, numere zecimale, numere procentuale, numere însoţite de simboluri monetare, date calendaristice, momente de timp; implicit aceste informaţii se aliniază la dreapta celulei. 
• Informaţii text care conţin litere, numere şi alte simboluri; implicit aceste informaţii se aliniază la stânga celulei.

• Operatii elementare cu celule.

•  Completare automată (AutoComplete) – completează textul în curs de editare din celula curentă cu un text existent mai sus pe aceeaşi coloană şi care începe cu literele deja tastate. Se poate accepta completarea automată cu Enter, sau se poate continua editarea în cazul în care textul diferă de cel propus. Dezactivarea acestei facilităţi se realizează debifând opţiunea Instrumente → Opţiuni → Editare → Activare completare automată în celule (Tools → Options → Edit → Enable AutoComplete for cell values). 
• Umplere automată (AutoFill) – reprezintă o caracteristică pentru automatizarea introducerii datelor. Aceste date constituie liste sau serii de informaţii. 
• Listele - reprezintă o înşiruire de informaţii de tip text. Există liste predefinite, dar pot fi şi liste create de utilizator. Listele pot fi vizualizate în meniul Instrumente → Opţiuni → Liste Particularizate (Tools → Options → Custom Lists).

Crearea unei liste de către utilizator se poate face prin două metode: 

1. Instrumente → Opţiuni → Liste Particularizate → Listă nouă (Tools → Options → Custom Lists → NEW LIST) → în zona Intrări listă (List Entries) se tastează elementele listei separate prin Enter → Adăugare (Add) → OK. 
2. Dacă elementele listei există deja într-un bloc în foaia de calcul (pe un rând sau pe o coloană) de celule: se selectează acest bloc Instrumente → Opţiuni → Liste Particularizate (Tools → Options → Custom Lists) → Import → OK. 

Ştergerea unei liste create de utilizator: Se alege Instrumente → Opţiuni → Liste Particularizate (Tools → Options → Custom Lists) → se execută clic pe lista de şters → Ştergere (Delete) → OK.

SARCINA DE LUCRU

1. Creati un nou workbook.
2. Identificati celulele si domeniile date prin adresele urmatoare, realizati selectarea lor:A2, B4:C6, A8:A10, A13:C13.
3. Realizati foaia de calcul buget dupa imaginea alaturata si denumiti foaia de calcul "buget:
4. Salvati registrul cu numele bugetul_familiei.xls si inchideti fisierul.

Ce aţi învăţat in acesta lectie?

•  Noţiuni generale despre Microsoft Excel.
• Cum se deschide aplicaţia Microsoft Excel.
• Cum se salvează un registru.
• Cum se închide aplicaţia Excel.
• Care este rolul şi modul de utilizare al funcţiei “Ajutor” (Help).
• Utilizarea diferitelor moduri de vizualizare.