luni, 18 ianuarie 2016

18.01.2015

Validarea datelor si formatare conditionata Excel 2007


Validarea datelor


Validarea de date este o caracteristică Excel care poate fi utilizată pentru a defini restricții referitor la datele care pot fi introduse într-o celulă. 
Configurați validarea de date pentru a împiedica utilizatorii să introducă date care nu sunt valide. 

 Dacă preferați, aveți posibilitatea să permiteți utilizatorilor să introducă date, dar să-i avertizați atunci când încearcă să tasteze în celulă. De asemenea, aveți posibilitatea să oferiți mesaje pentru a defini ce date se așteaptă pentru o celulă și instrucțiuni pentru a ajuta utilizatorii să corecteze orice erori.

De exemplu, într-un registru de lucru de marketing, aveți posibilitatea să configurați o celulă pentru a permite numai introducerea numerelor de cont care au exact trei cifre lungime. Când utilizatorii selectează celula, aveți posibilitatea să le afișați un mesaj cum ar fi:
SARCINA DE LUCRU: 
Realizati  situatia prezentata mai sus.

Dacă utilizatorii ignoră acest mesaj și introduc date nevalide în celulă, cum ar fi un număr de două sau de patru cifre, li se poate afișa un mesaj efectiv de eroare.

Într-un scenariu un pic mai complex, aveți posibilitatea să utilizați validarea de date pentru a calcula valoarea maximă permisă într-o celulă, pe baza unei valori aflată altundeva în registrul de lucru. În următorul exemplu, utilizatorul a tastat RON 4.000 în celula E7, care depășește limita maximă specificată pentru comisioane și bonusuri.

Dacă bugetul de salarii ar crește sau ar scădea, valoarea maximă din celula E7 ar crește sau ar scădea automat odată cu aceasta.
Opțiunile de validare de date se află în grupul Instrumente de date.

Configurați validarea de date în caseta de dialog Validare date.
Formatarea condițională 


  • vă ajută să răspundeți vizual la întrebări specifice despre datele dvs. 
Aveți posibilitatea să aplicați formatare condițională pentru o zonă de celule, un tabel Microsoft Excel sau un raport PivotTable. 

Există diferențe importante de înțeles atunci când utilizați formatarea condițională într-un raport PivotTable.

Când analizați date, vă puneți întrebări precum:
·         Care sunt excepțiile în sinteza de profituri pentru ultimii cinci ani?
·         Care sunt tendințele într-un sondaj de opinie de marketing pentru ultimii doi ani?
·         Cine a vândut de mai mult de 50.000 de lei în această lună?
·         Care este distribuția generală de vârstă a angajaților?
·         Care produse au creșteri în vânzări mai mari de 10% din an în an?
·         Care sunt cei mai buni și cei mai slabi studenți dintr-o clasă de boboci?
Formatarea condițională oferă răspunsuri la aceste întrebări ușurând evidențierea celulelor interesante sau a zonelor de celule, punerea accentului pe valori neobișnuite și vizualizarea datelor utilizând bare de date, scale de culori și seturi de pictograme.
 Un format condițional modifică aspectul unei zone de celule pe baza unor condiții (sau criterii). În cazul în care condiția este adevărată, zona de celule este formatată pe baza acelei condiții; în cazul în care condiția este falsă, zona de celule nu este formatată pe baza acelei condiții.
Aveți posibilitatea să sortați și să filtrați după format, inclusiv culoarea celulei și culoarea fontului, indiferent dacă ați formatat condiționat celulele în mod automat sau manual.

SARCINA DE LUCRU: 
Realizati urmatoarea situatie:
Date sortate și filtrate după culoare cu o legendă

Formatare rapidă
1.      Selectați una sau mai multe celule dintr-o zonă, tabel sau raport PivotTable.
2.      În fila Pagină de pornire, în grupul Stiluri, faceți clic pe săgeata de lângă Formatare condițională, apoi pe Scară culori.

3.      Selectați o scală din două culori.
SFAT   Țineți cursorul peste pictogramele scalele de culori pentru a vedea care pictogramă este o scală de două culori. Culoarea de sus reprezintă valorile mai mari, iar culoarea de jos reprezintă valorile mai mici.
SFAT   Aveți posibilitatea să modificați metoda de stabilire a domeniului pentru câmpurile din zona Valori dintr-un raport PivotTable utilizând butonul opțiune Opțiuni formatare care apare lângă un câmp PivotTable care are aplicată formatarea condițională.
Formatare complexă
1.      Selectați una sau mai multe celule dintr-o zonă, tabel sau raport PivotTable.
2.      În fila Pagină de pornire, în grupul Stiluri, faceți clic pe săgeata de lângă Formatare condițională, apoi peGestionare reguli.
Se afișează caseta de dialog Gestionar reguli formatare condițională.
3.      Variante disponibile:
o    Pentru a adăuga o formatare condițională, faceți clic pe Regulă nouă.
Se afișează caseta de dialog Regulă nouă de formatare.
o    Pentru a modifica o formatare condițională, procedați astfel:
i.            Asigurați-vă că este selectată foaia de lucru, tabelul sau raportul PivotTable potrivit în caseta listă Afișare reguli formatare pentru.
ii.            Opțional, modificați zona de celule făcând clic pe Restrângere dialog  în caseta Se aplică la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectând zona nouă de celule în foaia de lucru, apoi selectând Extindere dialog .
iii.            Selectați regula, apoi faceți clic pe Editare regulă.
Se afișează caseta de dialog Editare regulă de formatare.
4.      Sub Se aplică regula la, pentru a modifica opțional domeniul pentru câmpurile din zona Valori al unui raport PivotTable după:
o    selecție, faceți clic pe Celule selectate.
o    Toate celulele pentru o etichetă Valoare, faceți clic pe Toate celulele care afișează valori <Value label>.
o    Toate celulele pentru o etichetă Valoare, excluzând subtotalurile și totalul general, faceți clic pe Toate celulele care afișează valori <Row label>.
5.      Sub Se selectează un tip de regulă, faceți clic pe Se formatează toate celulele pe baza valorilor lor (implicit).
6.      Sub Se editează descrierea regulii:, în caseta listă Stil format, selectați Scală 2-culori.
7.      Pentru a selecta un tip în caseta Tip pentru Minim și Maxim, efectuați una din următoarele:
o    Formatarea celor mai mici și a celor mai mari valori     Selectați Cea mai mică valoare și Cea mai mare valoare.
În acest caz, nu introduceți o Valoare pentru Minim și Maxim.
o    Formatarea unei valori de număr, dată sau oră     Selectați Număr, apoi introduceți o Valoare pentruMinim și Maxim.
o    Formatarea unui procentaj     Selectați Procent, apoi introduceți o Valoare pentru Minim și Maxim.
Valorile valide sunt între 0 (zero) și 100. Nu introduceți semnul procent.
Utilizați semnul procent atunci când doriți să vizualizați toate valorile proporțional din cauză că distribuția valorilor este proporțională.
o    Formatarea unui procentaj     Selectați Procent, apoi introduceți o Valoare pentru Minim și Maxim.
Valorile procentuale valide sunt între 0 și 100.
Utilizați un procentaj atunci când doriți să vizualizați un grup de valori mari (cum ar fi primele douăzeci de procente) într-o culoare și valorile mici (cum ar fi ultimele douăzeci de procente) în altă culoare, deoarece ele reprezintă valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetrică a datelor dvs.
o    Formatarea rezultatului unei formule     Selectați Formulă, apoi introduceți valori pentru Minim șiMaxim.
Formula trebuie să returneze o valoare de număr, dată sau oră. Începeți formula cu semnul egal (=). Nu se aplică niciun format pentru formulele nevalide. Se recomandă să testați formula pentru a vă asigura că nu returnează o valoare de eroare.

Note   
§  Asigurați-vă că valoarea Minim este mai mică decât valoarea Maxim.
§  Aveți posibilitatea să alegeți un alt tip pentru Minim și Maxim. De exemplu, alegeți un număr pentruMinim și un procent pentru Maxim.
8.      Pentru a alege o scală de culori Minim și Maxim, faceți clic pe Culoare pentru fiecare, apoi selectați o culoare.
Dacă doriți să alegeți culori suplimentare sau să creați o culoare particularizată, faceți clic pe Mai multe culori. Scala de culori pe care ați selectat-o se afișează în caseta Examinare.

Tema pentru acasa
Studiati materialele:








la
Etichete: